电子档案系统介绍
档案收集
1.文件收集
提供整理编目管理功能,支持管理人员进行档案整理,实现了档案著录的智能化(自动复制、自动递增、默认值设置、下拉选择设置等)。支持多用户同时录入,提高工作效率。
2.原文录入
纸质档案扫描件可批量挂接到相应条目信息下,查询档案时可直接查阅扫描文件;对扫描后的电子文件,系统需提供OCR 识别。
3.文件导入
提供批量导入和批量挂接功能,数字化加工的成果可批量导入系统,对大量的数字化成果进行批量的操作,自动匹配文件字段,将数据导入到系统中。
档案管理
1.基本操作
档案管理系统应要求对各种途径移收集过来的数据进行确认入库,可对已入库的数据进行加工。可对文件进行管理,包括增加、删除、修改等操作。管理员可以对这些文件进行公开和导出
2.文件管理
可对已经著录的档案文件记录可以删除、修改、查询。支持批量修改与删除功能。提供固定值修改、栏目替换、子串替换、查找替换、补足长度、重排序号等多种修改方式。
3.自动组卷
根据系统管理模块中的立卷设置规则,对文件进行自动组卷。
4.手动组卷
手动录入案卷信息,选择文件进行组卷。
5.案卷管理
对已存在案卷进行删除、修改、查询和打印等操作
6.案卷调整
对已组卷的案卷和其中的文件进行调整。包括:案卷号调整、文件调整、合并案卷、拆卷
7.目录打印
对存在的目录数据根据规定的模版格式进行打印。
8.档案检索
能够通过多种不同的检索方式(简单检索、高级查询)快速查找到所需的文件条目及对应的原稿,显示其精确的检索效果。
档案利用
1.档案检索
(1)索引库:对非结构化数据建立索引,将原来的模糊搜索问题转化为对索引的精确搜索,实现高速的全文搜索。可以针对word、excel、pdf等多种文件格式直接进行索引,可对扫描文件进行文字识别检索。
(2)档案检索:支持简单检索、高级检索,支持中、英文混合检索,支持快速检索。对检索到只开放目录的档案可以直接电子档案的借阅、该借阅和审批流程直接关联,借阅时必须填写借阅开始时间、终止时间、借阅目的。支持电子借阅和实体借阅等。
2.鉴定开放
档案管理员根据档案的密级情况进行鉴定开放,开放时可以针对不同级别的人开放不同的档案,满足单位内部人员查阅的需求。保管期限可配置,支持新老版本的保管期限同时存在,支持10年、30年、永久等。
3.档案借阅
提供档案管理人员对档案借阅、归还进行登记,形成借阅记录,以便查询。提供电子档案的借阅审批功能。
(1)借阅登记:要求在档案检索系统中查询到所需要的档案后可以直接在系统进行借阅登记,登记时系统能够自动提取借阅人员的信息以及档案信息,纸质档案在借的档案在没有归还前将不能再借,并在到期后提醒归还;电子档案到期自动收回。
(2)借阅审批:对电子档案及实体档案有权限的用户可以网上进行借阅,需要走借阅的审批流程,待办任务可推送至协同平台任务中心,流程支持用户自定义。
(3)借阅管理:提供档案的续借、归还、打印等功能。
4.档案统计
提供档案统计、借阅利用情况统计、类别统计等统计方式,统计结果可以导出Excel。能自动对录入系统的档案库内的各种数据进行统计,并可根据定制的统计方案形成统计图表,如柱状图。要求能够按照挂接原件数量、年度、类别等不同条件进行统计。
系统维护
1.权限及账号管理
(1)用户、角色管理:支持用户管理和角色权限管理。
(2)权限管理:分级权限管理,区分功能及资源的访问权限,允许管理员根据组织架构灵活分配,包括档案修改、浏览、全文阅读、下载、借阅等权限。
2.水印管理
支持水印设置,可以“启用”和“禁用”。
3.数据字典管理
管理系统可设置的所有对应数据词典。提供用户对数据词典进行维护,包含新增、修改、删除操作。
4.系统配置
要求能配置系统中的各个操作功能、配置系统中哪些操作需要记录在操作日志中、配置索引创建提高检索速度。
5.安全功能
(1)日志管理:对登陆用户的操作进行实时的记录,包括用户名、IP地址、登陆时间等,确保数据的安全性。对设置好拦截器的操作都自动进行日志记录,管理人员对日志记录进行查询、管理、统计和分析。
(2)回收站:为防止误删除,保证数据的安全,要求在系统内设计一套数据回收站功能。对系统内的数据删除后,执行的是逻辑删除,删除的数据保存在数据回收站内,只有对数据回收站的数据进行确认删除,数据才会真的从数据库或文件服务器上删除掉,可以通过回收站进行数据恢复。
(3)对系统中的数据,需提供多种备份方式,包括手动备份、自动备份。